Terapkan 4 Skala Kuadran Prioritas Ini Untuk Bisa Sukses #KejarMimpi

Dream warriors, baik itu dalam dunia kerja maupun kuliah, mudah sekali untuk kita merasa panik ketika melihat list pekerjaan yang semakin panjang dan waktu untuk mengerjakan yang semakin pendek. Bisa dipastikan kamu akan merasa stres, tidak bisa berpikir dengan jernih dan menjadi tidak produktif. Kunci untuk bisa menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan menyusun skala prioritas.

Ada sebuah teknik manajemen yang disebut Eisenhower Decision Matrix, yang diciptakan oleh Dwight Eisenhower. Inti dari teknik ini adalah bagaimana kita bisa melakukan manajemen waktu dengan lebih baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita lakukan ke dalam empat buah kategori.

Eisenhower Decision Matrix (Photo source: Increasemyefficiency.com)

Kuadran 1: Penting dan Mendesak

Dalam kuadran ini, kamu hanya boleh memasukkan hal-hal yang sangat penting dan wajib kamu selesaikan hari itu. Memasukkan terlalu banyak pekerjaan ke dalam Kuadran ini akan membuat kamu tidak produktif. Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, presentasi untuk minggu depan atau menyiapkan data riset untuk dua minggu ke depan?

Untuk menentukan skala prioritas, coba belajar untuk fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan paling penting. Biasakan untuk meninjau kembali list yang sudah kamu buat dan mempertimbangkan ulang mana saja pekerjaan yang paling mendesak di antara pekerjaan mendesak lainnya. Dengan menyelesaikan hal yang paling benar-benar harus diselesaikan terlebih dahulu, pekerjaan mendesak lainnya akan lebih ringan untuk diselesaikan.

Kuadran 2: Penting namun Tidak Mendesak

Masukkan tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat kamu cicil secara bertahap di dalam kuadran ini. Walaupun tidak mendesak, namun kamu tetap harus menentukan target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa berjalan sesuai rencana. Hal yang harus diwaspadai adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil dalam pekerjaan yang tidak mendesak sangat penting agar kamu tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah dekat, sehingga menerapkan istilah ‘lebih cepat lebih baik’.

Kuadran 3: Mendesak namun Tidak Penting

Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak penting namun tetap harus dikerjakan. Contohnya adalah follow up jadwal rapat lewat telepon atau email, kumpul dan diskusi dengan teman kuliah atau rekan kerja, dll. Tanya juga ke diri kamu, apakah pekerjaan ini bisa didelegasikan dengan teman atau rekan kerja? Kalau tidak bisa didelegasikan, kamu bisa melakukan hal-hal yang masuk di kategori pekerjaan Kuadran 3, hanya jika memiliki waktu luang setelah menyelesaikan pekerjaan yang penting dan utama, serta waktunya disesuaikan dengan kapasitas waktu kamu.

Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Nah, kebanyakan dari kita sering sekali terjebak berlama-lama ada di dalam kegiatan Kuadran 4. Seperti apa sih kegiatannya? Main media sosial di tengah waktu kuliah atau kerja, kumpul berlama-lama dengan teman hanya untuk bergosip, sibuk depan smartphone tanpa tujuan yang jelas. Kalau kamu terjebak dalam kegiatan ini, segera hentikan dan buat skala prioritas kamu.

Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya dan bagi kamu yang belum terbiasa pastinya menjadi tantangan sendiri. Apalagi ketika kamu sedang banyak sekali dihadapkan dengan pekerjaan dan deadline. Coba terapkan teknik manajemen dengan 4 skala kuadran prioritas di atas untuk bisa mengatur prioritas pekerjaan kamu dengan lebih baik sehingga kamu lebih produktif. Jangan lupa, menjadi produktif adalah kunci utama untuk bisa sukses #KejarMimpi.

Yuk bergabung di media sosial Kejar Mimpi untuk mendapatkan tips dan motivasi harian untuk lebih produktif dalam mengejar cita-cita dan mimpi kamu.

Instagram

Twitter

Facebook

YouTube